Nebenkostenabrechnung erstellen: online, Schritt für Schritt
Tragen Sie die Kosten aus Ihren Rechnungen ein. Das Werkzeug verteilt sie tagegenau auf Ihre Mieter, prüft Fristen und typische Fehler und erstellt für jede Mietpartei eine fertige Abrechnung mit Anschreiben als PDF.
- Ohne Anmeldung
- Kein Abo
- Keine Cookies
- Ihre Daten bleiben auf Ihrem Gerät
- Schritt 1Zahlen eintragenWohnungen, Mieter, Vorauszahlungen und die Beträge aus Rechnungen und Bescheiden.
- Schritt 2Automatisch verteilen und prüfenZeitanteile bei Mieterwechsel, Leerstand, CO2-Stufe und Frist werden berücksichtigt.
- Schritt 3PDF für jeden MieterAnschreiben, Abrechnung und Bescheinigung nach § 35a EStG, bereit zum Versand.
- Zeitanteil bei Mieterwechsel automatisch
- CO2-Aufteilung nach Stufenmodell
- Frist geprüft
Objekt & Zeitraum
Ihre Eingaben bleiben auf Ihrem Gerät. Es wird nichts hochgeladen.
Was das Werkzeug für Sie erledigt
- Verteilt jede Kostenart nach Wohnfläche, Personen, Wohneinheiten, Verbrauch, Miteigentumsanteilen oder direkt.
- Rechnet bei Ein- und Auszug tagegenau; Leerstand und Ihre eigene Wohnung bleiben bei Ihnen.
- Übernimmt die Heizkosten aus der Abrechnung des Messdienstes oder verteilt sie im Ausnahmefall nach Fläche, mit CO2-Aufteilung.
- Prüft Frist, nicht umlagefähige Positionen, fehlende Vorauszahlungen und unstimmige Werte.
- Erstellt Anschreiben, Abrechnung, Bescheinigung nach § 35a EStG und eine Übersicht für Sie.
So geht's
- Objekt und Zeitraum: Adresse, Gesamtwohnfläche, Anzahl der Wohnungen und der Abrechnungszeitraum, meist das Vorjahr.
- Wohnungen und Mieter: Fläche je Wohnung, Ein- und Auszugsdaten, Personen und die tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen.
- Betriebskosten: Die Beträge stehen auf Grundsteuerbescheid, Abgabenbescheid, Wasserrechnung, Versicherungsschein und den Rechnungen von Dienstleistern.
- Heizung und Warmwasser: In der Regel übernehmen Sie die Beträge je Mieter aus der Heizkostenabrechnung des Messdienstes.
- Prüfen: Hinweise lesen und die Abrechnung jedes Mieters auf dem Bildschirm kontrollieren.
- Dokumente: Entwurf ansehen und die fertigen PDFs herunterladen.
Was in einer Nebenkostenabrechnung stehen muss
Die Abrechnung muss für den Mieter nachvollziehbar sein (§ 259 BGB): eine Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart, die Angabe und Erläuterung der Verteilerschlüssel mit den Gesamtwerten, die Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der Vorauszahlungen. Dazu kommen Vermieter, Mieter, Mietobjekt und Abrechnungszeitraum. Das Werkzeug druckt alle diese Angaben in jede Abrechnung.
Heizkosten und CO2
Heiz- und Warmwasserkosten müssen nach der Heizkostenverordnung zu 50 bis 70 % nach Verbrauch verteilt werden (§§ 7, 8 HeizkostenV). Nur im Haus mit höchstens zwei Wohnungen, von denen Sie eine selbst bewohnen, geht eine Vereinbarung im Mietvertrag vor (§ 2 HeizkostenV); daneben gibt es die Ausnahmen des § 11 HeizkostenV. Wird ohne Grund nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, dürfen Mieter ihren Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Die CO2-Kosten werden für Zeiträume ab 2023 nach dem Stufenmodell des CO2KostAufG aufgeteilt; mehr dazu imCO2-Kosten-Rechner.
Datenschutz
Ihre Eingaben verlassen Ihren Browser nicht. Es gibt kein Konto und keinen Upload; gespeichert wird nur in Ihrem Browser, damit Sie später weitermachen können. Mit „Als Datei sichern“ behalten Sie eine Kopie, mit „Alle Eingaben löschen“ entfernen Sie alles. Die PDFs entstehen ebenfalls in Ihrem Browser.
Eine leere Vorlage zum Ausfüllen (PDF) und eineMuster-Abrechnung mit erfundenen Zahlen (PDF) können Sie ebenfalls herunterladen. Einen Vergleich beider Wege finden Sie unterNebenkostenabrechnung Vorlage.
Häufige Fragen
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31.12.2026. Es zählt der Zugang beim Mieter, nicht das Absendedatum. Kommt die Abrechnung später an, können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten; ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen.
Welche Nebenkosten darf ich auf die Mieter umlegen?
Umlegbar sind die Betriebskosten nach § 2 der Betriebskostenverordnung, zum Beispiel Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Schornsteinfeger und Versicherungen, und zwar nur, wenn der Mietvertrag das vorsieht (§ 556 Abs. 1 BGB). Verwaltungskosten sowie Instandhaltung und Reparaturen sind nicht umlagefähig (§ 1 Abs. 2 BetrKV). „Sonstige Betriebskosten“ müssen im Mietvertrag einzeln benannt sein.
Wie rechne ich bei einem Mieterwechsel im Jahr ab?
Jeder Mieter erhält eine eigene Abrechnung für seine Mietzeit. Kosten, die nicht nach Zählern verteilt werden, teilt das Werkzeug tagegenau nach dem Zeitanteil (Tage des Mieters ÷ Tage des Zeitraums). Für Heizung und Warmwasser ist eine Zwischenablesung vorgeschrieben (§ 9b HeizkostenV); die Beträge je Mieter übernehmen Sie aus der Abrechnung des Messdienstes. Eine Zwischenabrechnung beim Auszug müssen Sie nicht erstellen (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB).
Wer zahlt die Nebenkosten einer leer stehenden Wohnung?
Der Vermieter. Beim Flächenschlüssel bleibt die leere Wohnung in der Gesamtfläche, ihren Anteil tragen Sie selbst. Das Werkzeug weist diesen Anteil getrennt aus. Ob beim Personenschlüssel für Leerstand eine Person anzusetzen ist, ist umstritten; das Werkzeug setzt vorsichtshalber eine Person an, Sie können das ändern.
Welcher Verteilerschlüssel gilt?
Der im Mietvertrag vereinbarte. Ohne Vereinbarung werden Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt; Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, nach einem Maßstab, der den Verbrauch berücksichtigt (§ 556a Abs. 1 BGB). Das Werkzeug kennt Wohnfläche, Personen, Wohneinheiten, Verbrauch, Miteigentumsanteile und direkte Zuordnung.
Wie erstelle ich die Abrechnung für eine vermietete Eigentumswohnung?
Sie erstellen eine eigene Abrechnung für Ihren Mieter; die Hausgeldabrechnung der Eigentümergemeinschaft ist nur die Grundlage. Verwaltervergütung, Erhaltungsrücklage, Reparaturen und Bankgebühren dürfen nicht umgelegt werden. Die Grundsteuer steht nicht im Hausgeld und muss separat aus Ihrem Grundsteuerbescheid übernommen werden. Ohne Regelung im Mietvertrag gilt der Schlüssel der Eigentümergemeinschaft (§ 556a Abs. 3 BGB).
Wie werden die CO2-Kosten aufgeteilt?
Für Abrechnungszeiträume ab dem 01.01.2023 teilen Vermieter und Mieter die CO2-Kosten der Heizung nach einem Stufenmodell: Je mehr CO2 das Gebäude je Quadratmeter Wohnfläche ausstößt, desto mehr trägt der Vermieter, von 0 % bis 95 % (Anlage zum CO2KostAufG). Fehlt die Aufteilung in der Abrechnung, dürfen Mieter ihren Heizkostenanteil um 3 % kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG).
Brauchen meine Mieter eine Bescheinigung nach § 35a EStG?
Mieter können 20 % der in den Betriebskosten enthaltenen Arbeitskosten, etwa für Hausreinigung, Gartenpflege oder Wartung, von der Steuer abziehen (§ 35a EStG). Eine gesetzliche Pflicht zu einer förmlichen Bescheinigung gibt es nicht; die Frage ist umstritten. Das Werkzeug erstellt auf Wunsch eine Aufstellung der Arbeitskosten je Mieter.
Darf ich die Vorauszahlung nach der Abrechnung erhöhen?
Ja. Nach einer Abrechnung können Vermieter und Mieter die Vorauszahlung durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Das Werkzeug schlägt Ihren Kostenanteil geteilt durch zwölf Monate vor, aufgerundet auf volle Euro. Ein pauschaler Sicherheitszuschlag ist nicht zulässig.
Was macht eine Nebenkostenabrechnung formell unwirksam?
Die Abrechnung muss die Gesamtkosten je Kostenart, den Verteilerschlüssel mit den Gesamtwerten, die Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der Vorauszahlungen enthalten. Fehlt einer dieser Bestandteile, ist sie formell unwirksam; eine Nachzahlung ist dann nicht fällig, und nach Fristablauf kann sie nicht mehr verlangt werden. Inhaltliche Fehler wie ein falscher Schlüssel lassen sich dagegen auch nach der Frist noch korrigieren, aber nicht zulasten des Mieters erhöhen.