Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Abrechnungsjahr 2025 ist das der 31.12.2026. Kommt die Abrechnung später an, verlieren Sie den Anspruch auf eine Nachzahlung; ein Guthaben des Mieters müssen Sie trotzdem auszahlen.
Die Fristen im Überblick
| Frist | Regel | Grundlage |
|---|---|---|
| Abrechnungszeitraum | höchstens zwölf Monate, nicht zwingend das Kalenderjahr | § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB |
| Abrechnungsfrist | Zugang beim Mieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Zeitraums | § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB |
| Ausschluss der Nachforderung | nach Fristablauf keine Nachzahlung, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten | § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB |
| Teilabrechnung | keine Pflicht zu Zwischenabrechnungen, auch nicht beim Auszug | § 556 Abs. 3 Satz 4 BGB |
| Einwendungsfrist des Mieters | bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung | § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB |
So berechnen Sie die Abrechnungsfrist
Nehmen Sie das Enddatum des Abrechnungszeitraums, zählen Sie zwölf Monate dazu und gehen Sie bis zum Ende dieses Monats. Das ist der letzte Tag, an dem die Abrechnung beim Mieter ankommen darf.
- Abrechnungszeitraum 01.01.2025 bis 31.12.2025: Die Frist endet am 31.12.2026, einem Donnerstag.
- Abrechnungszeitraum 01.07.2025 bis 30.06.2026: Die Frist endet am 30.06.2027.
Ein Abrechnungszeitraum von mehr als zwölf Monaten ist nicht zulässig, denn nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB ist jährlich abzurechnen.
Entscheidend ist der Zugang beim Mieter
Die Frist ist nur gewahrt, wenn der Mieter die Abrechnung rechtzeitig erhält. Das Datum auf dem Schreiben oder der Tag des Absendens zählt nicht. Das Risiko, dass ein Brief verloren geht oder zu spät ankommt, tragen Sie als Vermieter. Verzögerungen durch eine beauftragte Hausverwaltung werden Ihnen zugerechnet (BGH 21.01.2009 – VIII ZR 107/08; BGH 25.01.2017 – VIII ZR 249/15).
Damit Sie den Zugang später beweisen können, eignen sich ein Einwurf-Einschreiben oder eine Empfangsbestätigung, die der Mieter unterschreibt. Planen Sie so, dass die Abrechnung spätestens Mitte Dezember verschickt wird.
Was nach Ablauf der Frist gilt
Nach Fristablauf können Sie eine Nachzahlung nur noch verlangen, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Guthaben zugunsten des Mieters bleibt dagegen bestehen und ist auszuzahlen.
Wichtig ist der Unterschied zwischen formellen und inhaltlichen Fehlern:
- Formell unwirksam ist eine Abrechnung, wenn Pflichtangaben fehlen oder sie gar nicht nachvollziehbar ist. Eine solche Abrechnung wahrt die Frist nicht.
- Inhaltlich falsch ist eine Abrechnung etwa bei einem falschen Verteilerschlüssel, bei nicht umlagefähigen Kosten, bei Rechenfehlern oder einer falschen Fläche. Sie wahrt die Frist. Korrekturen sind auch nach Fristablauf möglich, dürfen den vom Mieter geschuldeten Betrag aber nicht erhöhen (BGH 17.11.2004 – VIII ZR 115/04).
Formell muss die Abrechnung eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben sein (§ 259 BGB). Der BGH verlangt, dass der Mieter die Berechnung gedanklich und rechnerisch nachvollziehen kann, und betont, dass die Anforderungen nicht zu hoch angesetzt werden dürfen. Dazu gehören:
- die Gesamtkosten je Kostenart für das ganze Haus (BGH 20.01.2016 – VIII ZR 93/15),
- der Verteilerschlüssel je Kostenart mit der Gesamtzahl der Einheiten, beim Flächenschlüssel also die Gesamtfläche (BGH 29.01.2020 – VIII ZR 244/18),
- die Berechnung des Anteils des Mieters,
- der Abzug der Vorauszahlungen mit dem Ergebnis Nachzahlung oder Guthaben.
Welche Kosten Sie überhaupt umlegen dürfen, lesen Sie im Beitrag Umlagefähige Nebenkosten.
Die Einwendungsfrist des Mieters
Der Mieter kann Einwendungen gegen die Abrechnung bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Überwiegend wird dabei bis zum Ende des Monats gerechnet. Einige Autoren zählen nur bis zum gleichen Kalendertag. Wer sicher gehen will, rechnet mit dem früheren Datum.
Auf Verlangen müssen Sie dem Mieter Einsicht in die Belege gewähren; Sie dürfen sie auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Solange der Mieter keine Einsicht erhalten hat, darf er eine Nachzahlung zurückhalten (BGH 07.02.2018 – VIII ZR 189/17).
Fälligkeit und neue Vorauszahlung
Eine Nachzahlung oder ein Guthaben wird mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig; eine zusätzliche Prüffrist gibt es nicht (§ 271 BGB). Sie können aus Entgegenkommen trotzdem ein Zahlungsziel nennen, zum Beispiel 30 Tage.
Nach einer Abrechnung dürfen beide Seiten die monatliche Vorauszahlung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Grundlage muss eine formell und inhaltlich korrekte Abrechnung sein (BGH 15.05.2012 – VIII ZR 245/11 und VIII ZR 246/11).
Beispiel: Abrechnungsjahr 2025
Erika Mustermann vermietet eine Wohnung an Familie Beispiel. Der Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr 2025.
- Ende des Abrechnungszeitraums: 31.12.2025.
- Abrechnungsfrist: 31.12.2025 plus zwölf Monate, bis zum Monatsende, also 31.12.2026.
- Frau Mustermann schickt die Abrechnung mit einer Nachzahlung von 180,00 € per Einwurf-Einschreiben; sie geht Familie Beispiel am 15.06.2026 zu. Die Frist ist gewahrt.
- Einwendungsfrist: Nach der überwiegenden Rechnung endet sie am 30.06.2027, nach der vorsichtigen Rechnung am 15.06.2027.
Variante: Wäre die Abrechnung erst am 04.01.2027 zugegangen, könnte Frau Mustermann die 180,00 € nicht mehr verlangen, sofern sie die Verspätung zu vertreten hat. Hätte die Abrechnung ein Guthaben ergeben, müsste sie es auszahlen.
Der Nebenkostenabrechnungs-Generator zeigt die Abrechnungsfrist für Ihren Zeitraum an und warnt, wenn das Abrechnungsdatum nach dieser Frist liegt. Wie Sie bei einem Auszug während des Jahres vorgehen, steht im Beitrag Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel.
Stand: November 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.