Umlagefähig sind die Betriebskosten, die § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) in 17 Nummern aufzählt, von der Grundsteuer bis zu den sonstigen Betriebskosten. Sie dürfen eine Kostenart aber nur abrechnen, wenn Ihr Mietvertrag die Umlage dieser Kostenart vereinbart (§ 556 Abs. 1 BGB). Verwaltungskosten und Reparaturen sind nie umlagefähig (§ 1 Abs. 2 BetrKV).
Die 17 Kostenarten nach § 2 BetrKV
Die folgende Tabelle nennt die amtlichen Bezeichnungen. Verwenden Sie diese Bezeichnungen am besten auch als Zeilen in Ihrer Abrechnung.
| Nr. | Kostenart | Hinweis |
|---|---|---|
| 1 | die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks | vor allem die Grundsteuer |
| 2 | die Kosten der Wasserversorgung | einschließlich Zählermiete, Eichung, Berechnung und Aufteilung |
| 3 | die Kosten der Entwässerung | |
| 4 | die Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage, der zentralen Brennstoffversorgungsanlage, der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme, der Reinigung und Wartung von Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten | Abrechnung nach der Heizkostenverordnung |
| 5 | die Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage, der eigenständig gewerblichen Lieferung von Warmwasser, der Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten | |
| 6 | die Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen | |
| 7 | die Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs | |
| 8 | die Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung | |
| 9 | die Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung | |
| 10 | die Kosten der Gartenpflege | |
| 11 | die Kosten der Beleuchtung | nur der Strom |
| 12 | die Kosten der Schornsteinreinigung | |
| 13 | die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung | |
| 14 | die Kosten für den Hauswart | ohne Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Hausverwaltung |
| 15 | die Kosten des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage, der mit einem Breitbandnetz verbundenen privaten Verteilanlage oder einer gebäudeinternen Glasfaser-Verteilanlage | seit 01.07.2024 stark eingeschränkt, siehe unten |
| 16 | die Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege | |
| 17 | sonstige Betriebskosten | nur, wenn im Mietvertrag einzeln benannt |
Die genauen Unterpunkte jeder Nummer stehen im Wortlaut von § 2 BetrKV.
Was nicht umlagefähig ist
Nach § 1 Abs. 2 BetrKV gehören zwei Gruppen nicht zu den Betriebskosten:
- Verwaltungskosten: Kosten für Verwaltungspersonal, Aufsicht, Ihre eigene Verwaltungsarbeit, die Prüfung des Jahresabschlusses und die Geschäftsführung. Dazu zählen in der Praxis auch Hausverwaltergebühren, Kontoführungsgebühren und Porto.
- Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten: Reparaturen und Rücklagen für Reparaturen.
Hinzu kommt ein Fall aus der Rechtsprechung: Die Miete für Rauchwarnmelder wird wie ihr Kauf behandelt und kann nicht umgelegt werden (BGH 11.05.2022 – VIII ZR 379/20). Die Wartung der Rauchwarnmelder können Sie als sonstige Betriebskosten nach Nr. 17 umlegen, wenn der Mietvertrag sie nennt.
Besonderheiten bei einzelnen Kostenarten
Hauswart (Nr. 14). Erledigt der Hauswart Reparaturen, ist dieser Anteil herauszurechnen. Arbeiten, die bereits unter Nr. 2 bis 10 oder Nr. 16 abgerechnet werden, etwa die Gartenpflege, dürfen nicht doppelt erscheinen.
Kabel und Antenne (Nr. 15). Seit dem 01.07.2024 dürfen Nutzungsentgelt, Urheberrechtsgebühren und Grundgebühren für Kabelfernsehen nicht mehr umgelegt werden. Umlagefähig bleiben der Betriebsstrom und die Prüfung der Anlage. Die Varianten Gemeinschaftsantenne und Breitband-Verteilanlage gelten nicht für Anlagen, die ab dem 01.12.2021 errichtet wurden. Für eine gebäudeinterne Glasfaser-Verteilanlage gilt ein Bereitstellungsentgelt von höchstens 60 € im Jahr und 540 € insgesamt je Wohneinheit, für höchstens fünf Jahre, verlängerbar auf neun Jahre (§ 72 Abs. 2 TKG), und nur bei wirtschaftlicher Umsetzung (§ 556 Abs. 3a BGB).
Sonstige Betriebskosten (Nr. 17). Jede einzelne sonstige Kostenart muss im Mietvertrag konkret benannt sein, zum Beispiel „Wartung der Rauchwarnmelder“. Ein pauschaler Verweis auf Nr. 17 reicht nicht.
Eigene Arbeit. Wenn Sie selbst Arbeiten erledigen, die zu den Betriebskosten gehören, etwa die Treppenhausreinigung, dürfen Sie diese mit dem Betrag ansetzen, den ein Dritter verlangen würde, allerdings ohne Umsatzsteuer (§ 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV).
Leistungsprinzip oder Abflussprinzip
Bei den kalten Betriebskosten dürfen Sie wählen: Sie rechnen entweder die Kosten ab, die den Abrechnungszeitraum betreffen (Leistungsprinzip), oder die Kosten, die Sie im Zeitraum bezahlt haben (Abflussprinzip) (BGH 20.02.2008 – VIII ZR 49/07). Bei den Heizkosten ist das Abflussprinzip nicht erlaubt. Dort zählt der im Zeitraum tatsächlich verbrauchte Brennstoff (BGH 01.02.2012 – VIII ZR 156/11).
Beispiel: Welche Rechnungen gehören in die Abrechnung 2025
Max Mustermann vermietet ein Haus mit drei Wohnungen. Der Mietvertrag mit Familie Beispiel vereinbart die Umlage der Betriebskosten nach § 2 BetrKV und nennt als sonstige Betriebskosten ausdrücklich die Wartung der Rauchwarnmelder. Für 2025 liegen folgende Rechnungen vor:
| Rechnung | Betrag | Umlagefähig? |
|---|---|---|
| Grundsteuer | 640,00 € | ja, Nr. 1 |
| Wasser und Abwasser | 1.380,00 € | ja, Nr. 2 und 3 |
| Müllabfuhr | 720,00 € | ja, Nr. 8 |
| Gartenpflege | 560,00 € | ja, Nr. 10 |
| Gebäudeversicherung | 910,00 € | ja, Nr. 13 |
| Wartung Rauchwarnmelder | 75,00 € | ja, Nr. 17, weil im Vertrag benannt |
| Miete Rauchwarnmelder | 96,00 € | nein, BGH VIII ZR 379/20 |
| Reparatur der Haustür | 340,00 € | nein, Instandsetzung |
| Kontoführungsgebühren | 60,00 € | nein, Verwaltungskosten |
Umlagefähig sind damit 4.285,00 €. Die übrigen 496,00 € trägt Herr Mustermann selbst. Welcher Anteil davon auf die einzelne Wohnung entfällt, hängt vom Verteilerschlüssel ab; mehr dazu im Beitrag Verteilerschlüssel für Nebenkosten.
Folgen eines Fehlers
Rechnen Sie Kostenarten ab, die der Mietvertrag nicht abdeckt, oder nicht umlagefähige Kosten, ist die Abrechnung inhaltlich falsch. Das ist ein materieller Fehler, kein formeller: Die Abrechnungsfrist bleibt gewahrt, der Mieter kann die betroffenen Positionen aber beanstanden (vgl. BGH 18.05.2011 – VIII ZR 240/10). Die Fristen erklärt der Beitrag Nebenkostenabrechnung: Fristen.
Der Nebenkostenabrechnungs-Generator bietet die 17 Kostenarten als Auswahlliste an und warnt, wenn eine Zeile nach Verwaltung, Reparatur, Rücklage oder Kontoführung klingt oder wenn Sie sonstige Betriebskosten verwenden.
Stand: November 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.